Contracteren met leveranciers: tips en valkuilen

14 december 2024, door Tony Vermeulen en Tijn Coppens

In de praktijk heeft iedere onderneming bijna dagelijks te maken met (commerciële) contracten. Van omvangrijke overeenkomsten met leveranciers en arbeidsovereenkomsten met personeel tot de dagelijkse lunch die wordt geserveerd. Die laatste categorie zal meestal weinig tot geen problemen opleveren. Overeenkomsten die een groter belang vertegenwoordigen kunnen discussie opleveren, zeker als partijen het niet eens zijn wat er nu precies is afgesproken of als partijen over bepaalde onderwerpen geen afspraken hebben gemaakt.

Er zitten haken en ogen aan contracteren. Wanneer is sprake van overeenstemming en dus van een overeenkomst. Hoe moet een bepaling worden uitgelegd wanneer partijen discussiëren over de betekenis van die bepaling? Van welke partij zijn de algemene voorwaarden op het contract (en de handelsrelatie) van toepassing?

In deze bijdrage – deel 1 – zullen wij een aantal veel voorkomende bepalingen in zakelijke overeenkomsten bespreken en proberen hiervoor handvatten te bieden. In het bijzonder zullen wij inzoomen op overeenkomsten met leveranciers (de zogenaamde inkoopcontracten) en algemene voorwaarden. In een volgende bijdrage zullen wij onder meer ingaan op duurovereenkomsten en boetebepalingen.

Totstandkoming overeenkomsten

Een overeenkomst (of contract, deze termen betekenen hetzelfde) komt tot stand door een aanbod van een partij en de aanvaarding door de andere partij. Een overeenkomst met meer partijen is ook mogelijk, dan geldt hetzelfde vereiste van aanbod en aanvaarding. Wat heeft te gelden als een aanbod, moet van geval tot geval worden bekeken. Het is dus van belang hierover duidelijk te zijn, vooral als een partij niet wil dat een simpele aanvaarding door de andere partij al tot een bindende overeenkomst leidt. Het is ook belangrijk om op de juiste manier te reageren op een offerte (wat doorgaans juridisch als een aanbod geldt). Aanvaarding van de offerte leidt daarom vaak al tot een overeenkomst, terwijl een onderneming misschien nog wel met de leverancier over bepaalde (leverings)condities wil onderhandelen.

Een onderneming kan een leverancier ook vragen een offerte uit te brengen, soms ook wel een request for proposal of een request for quotation genoemd. Dat is in feite een uitnodiging tot het doen van een aanbod. In dat geval moet de uitgebrachte offerte eerst worden geaccepteerd voordat een overeenkomst tot stand komt.

Het is voor het ontstaan van een overeenkomst bijna nooit nodig dat deze schriftelijk wordt vastgelegd. Mondelinge overeenkomsten tussen een onderneming en een leverancier zijn meestal gewoon geldig. Het is dan vaak wel lastig om erachter te komen wat er nu precies is afgesproken en waarover nu precies overstemming is bereikt; in ieder geval is de kans groot dat partijen hier anders over denken, zeker als een van de partijen vindt dat de andere partij de overeenkomst niet goed is nagekomen. Het is daarom vaak niet aan te raden mondeling overeenkomsten te sluiten.

Het nut van een schriftelijke overeenkomst is niet alleen het vastleggen van commerciële afspraken zoals de prijs en de leveringscondities, maar het biedt partijen ook de ruimte om afspraken  te maken over bijvoorbeeld andere of aanvullende zaken zoals bijvoorbeeld risico- en kostenverdeling en contingency planning; partijen kunnen afspraken maken over welke partij bepaalde risico’s draagt, welke kosten (bijv. vervoer) voor wiens rekening komen en wat er moet gebeuren als een belangrijke of tijdgevoelige (time sensitive) levering niet heeft plaatsgevonden.

Uitleg van overeenkomsten

Bij gesloten overeenkomsten ontstaat soms discussie over wat er nu precies is afgesproken, zeker als dat vooraf niet goed is vastgelegd. Bij schriftelijke overeenkomsten kan ook onduidelijk zijn wat er nu precies wordt bedoeld met een bepaling in die overeenkomst. Op voorhand vinden partijen het vaak niet nodig om uitgebreid stil te staan bij de exacte bewoording, maar in de praktijk blijkt dat partijen zodra er discussie of onenigheid ontstaat opeens heel anders aankijken tegen een bepaling die eerder redelijk duidelijk was. ‘Iedere donderdag zal partij X aan partij Y leveren Z aantal goederen.’ lijkt een duidelijke bepaling. Maar kan er geleverd worden op ieder tijdstip? Kan de ontvanger ook een ander adres opgeven? Als er niet geleverd wordt, kan partij X dan alsnog nakomen of mag Y het bij een derde gaan halen? Mag Y de hele partij weigeren als het minder dan Z aantal is?

Bij de uitleg van bepalingen in overeenkomsten wordt, kort gezegd, gekeken naar de bedoelingen die partijen hadden bij het aangaan van die overeenkomst en naar wat zij over en weer redelijkerwijs van elkaar mochten verwachten. De rechter komt veel vrijheid toe om een bepaling op een bepaalde manier uit te leggen. Dat brengt natuurlijk de nodige onduidelijkheid met zich mee. Daarom loont het om goed met elkaar te bespreken wat er nu precies wordt afgesproken en ook stil te staan bij de precieze maar vooral duidelijke formulering daarvan. Het is daarom verstandig bij belangrijke overeenkomsten (bijvoorbeeld voor langere duur of met een aanzienlijk belang) juridisch advies in te winnen.

Algemene voorwaarden (battle of forms)

Vaak maken partijen bij het sluiten van overeenkomsten gebruik van algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden bieden verschillende voordelen. De gebruiker van de algemene voorwaarden kan veel gebruikte bepalingen waarover verder niet onderhandeld wordt samenbundelen in die set algemene voorwaarden. In de praktijk ziet men vaak dat bepalingen zoals een boete of schadevergoedingsplicht in algemene voorwaarden worden opgenomen in het geval van een te late levering.

Ook bij de toepasselijkheid van algemene voorwaarden komt het aan op aanbod en aanvaarding: voor of bij het sluiten van de overeenkomst moet voor partij Y duidelijk zijn dat partij X haar algemene voorwaarden van toepassing verklaart op de overeenkomst. Partij X dient de algemene voorwaarden bovendien uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst aan partij Y ‘ter hand te stellen’. Partij Y dient (de toepasselijkheid van) de algemene voorwaarden vervolgens te aanvaarden.

Vaak ziet men dat deze partij X in haar offerte of conceptovereenkomst verwijst naar haar algemene voorwaarden. Wanneer partij Y de offerte accepteert of de overeenkomst ondertekent, zijn de algemene voorwaarden van partij X van toepassing op de overeenkomst (in sommige gevallen bij overeenkomsten met consumenten of kleine ondernemers is wel nodig dat de algemene voorwaarden vooraf ter hand zijn gesteld).

Het komt voor dat twee partijen in de aanloop naar een overeenkomst ieder hun eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren: partij X stuurt aan partij Y een offerte, waarin zij verwijst naar haar algemene voorwaarden. Deze voorwaarden heeft zij aan de offerte gehecht. Partij Y stuurt naar aanleiding van de offerte een orderbevestiging aan partij X, waarin zij naar haar eigen algemene voorwaarden verwijst. Zij heeft die bovendien aan de orderbevestiging gehecht. In dit geval spreekt men van een ‘battle of forms’.

In dit soort gevallen geldt – naar Nederlands recht – dat de algemene voorwaarden van de partij die als eerst naar haar algemene voorwaarden heeft verwezen – in dit geval partij X – op de overeenkomst van toepassing zijn, tenzij de partij die als tweede naar haar algemene voorwaarden heeft verwezen – partij Y – toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van partij X uitdrukkelijk van de hand heeft gewezen. Dat kan naar andere rechtsstelsels anders zijn.

Bij het contracteren met buitenlandse leveranciers is dus extra alertheid geboden. In veel gevallen is het Weens Koopverdrag op het contract van toepassing.  Dat is zogeheten materieel recht, dus het Weens Koopverdrag bevat de regels het aangaan en het uitvoeren van een overeenkomst beheersen. Onder het Weens Koopverdrag zijn juist de algemene voorwaarden van toepassing van de partij die als laatste naar haar algemene voorwaarden heeft verwezen. Ook indien het verdrag wél is uitgesloten blijft het opletten: buitenlandse rechtsstelsels hebben weer hun eigen regels met betrekking tot de battle of forms.

Als u hier meer informatie over wilt, kunt u contact opnemen met Tony Vermeulen en Tijn Coppens